县档案馆：打造“数字档案” 服务社会民生

　　本网讯 县档案馆顺应数字档案馆建设发展的大趋势，大力推进档案数字化工作，着力打造“数字档案”，不断提升档案管理服务水平，致力服务社会民生。

　　精心部署安排，打好档案数字化“主动仗”。按照“高起点谋划、高标准定位、高质量推进”的工作思路，档案馆切实把馆藏存量档案数字化建设列入重要议事日程，制定档案数字化工作方案，明确工作原则、目标任务、工作流程、时间表和路线图及数据质量要求，重新修订了《怀宁县档案馆档案接收办法》，要求各立档单位移交纸质档案时必须完成数字化工作。成立工作专班，建立档案收集归档机制，实行定岗、定人、定责，确保责任落实到位，扎实推进馆藏存量档案数字化工作。

　　落实规定要求，下好档案数字化“先手棋”。将过去先立卷后扫描的工作顺序，改为先分类归档再扫描最后装订，尽量避免档案原件造成二次物理破坏，减少了工作环节，提高了工作效率，保证了扫描质量，保护了档案原件。严格落实档案安全保密要求，实行“集中存放、统一管理”模式，配备专用房作为档案数字化加工室，配备专用内网电脑、扫描仪、复印机等硬件设施，有效夯实了档案管理的硬件基础。

　　依托外界力量，弹好档案数字化“协奏曲”。在档案服务公司具备保密资质前提下，与档案服务外包公司签订保密协议，采取得力措施，强化外包服务的人员管理、场所管理、设备管理和介质管理。严禁数字化加工场所带入手机、照相机、U盘、移动硬盘等设备，严禁工作电脑接入互联网，实施24小时无死角视频监控，明确在数字化加工合同结束时，档案服务公司数字化加工电脑的硬盘全部移交该馆。与此同时加强数字化流程管理，明确档案出库、整理分件、目录著录、扫描处理、数据质检、装订还原、验收移交等各个环节的任务职责，堵塞档案数字化加工过程中的失泄密漏洞，确保档案实体和数字化成果的安全。

　　扎根服务理念，唱好档案数字化“主题曲”。对近10年来的利用登记进行数据分析，将档案资料数字化工作确定“三细化”和“三优先”原则。“三细化”即著录项目细化，多角度查询档案内容；档案编目细化，工资表、介绍信之类的档案细化，一人一件，查询更快捷；档案资料名称细化，如会议记录、通知等命名的文件资料仔细提炼议题和内容多层面反映档案内容。“三优先”即利用率高的档案资料优先数字化；破损严重的档案优先数字化；珍贵档案资料优先数字化。目前，馆藏档案三分之二的档案可直接从数据库中查询利用，减少了档案查阅过程中对原件的磨损，提高了查阅速度，真正提供更加便民、快捷、高效的利用服务，让档案发挥了更大的社会价值。(通讯员 吴支宏)